Šiuo metu Centriniame viešųjų pirkimų portale galima rasti tūkstančius įvairiausių pasiūlymų. Ką jau kalbėti apie mažos vertės (neskelbiamus) pirkimus bei privataus sektoriaus pirkėjų skelbiamus konkursus, kurių taip pat yra be galo daug. Per metus viešiesiems pirkimams vien biudžetinės įstaigos skiria kelis milijardus eurų, todėl tai yra puiki galimybė bet kokiam verslui. Visgi laimintį pasiūlymą parašyti pavyksta ne kiekvienam. Kodėl taip yra? Priežasčių tikrai ne viena, todėl svarbu išsiaiškinti, kas lemia tai, jog pasiūlymas yra sėkmingas. Štai gidas, kaip sukurti laimintį pasiūlymą!
Neskubėkite
Pirmiausia reikėtų neskubėti. Taip, galbūt tai skamba kiek nuvalkiotai, tačiau dauguma teikėjų prašauna pro šalį tuomet, kai tiesiog „stveria jautį už ragų“. Tuomet labai gaila iššvaistyto laiko ir kitų resursų, nes juos būtų buvę galima panaudoti tikrai sėkmingo pasiūlymo kūrimui.
Paprastai reikėtų įvertinti savo ar savo įmonės pajėgumus rašyti ir teikti pasiūlymus. Rekomenduojama susitelkti į vieną arba du viešųjų pirkimų skelbimus, jeigu tikrai yra laisvų resursų. Neskubėkite rašyti visiems, nes vėliau teks raudonuoti ir mokėti delspinigius. Geriau viską įvertinti objektyviai ir pasirinkti būtent tuos projektus ir pirkimus, kuriuose turite didžiausią šansą laimėti.
Sudėliokite darbų eigos ir pasiūlymo planą
Kadangi viešuosiuose pirkimuose bene svarbiausia užduotis yra skaičiavimas, nuo jo niekaip neišsisuksite. Prieš teikdami viešojo pirkimo pasiūlymą turite kuo tiksliau suskaičiuoti reikalingų resursų kiekį darbui įgyvendinti. Įmonės vadovui arba atsakingam asmeniui būtina tiksliai apskaičiuoti, kiek darbo valandų, išlaidų ar papildomų pirkimų reikės daryti. Taip pat būtina tinkamai deleguoti užduotis įmonės viduje arba pradėti galvoti apie laisvai samdomų specialistų (freelancer‘ių) kontaktus.
Prieš ruošdami pasiūlymą taip pat išsiaiškinkite visus pirkimo punktus ir nepalikite „pilkų zonų“ – neaiškių vietų. Jei reikia – pateikite klausimus ir sužinokite viską apie pirkėją, jo vertybes, misiją, nuostatus. Šios žinios padės paruošti taiklesnį pristatymą ar pasiūlymą.
Grįžtant prie resursų skirstymo, galite sudaryti pasiūlymų rengimo klausimyną:
• Kokių išteklių reikės?
• Kiek darbų galima atlikti įmonės viduje, o kiek reikia išorinių specialistų pagalbos?
• Kokiais etapais vykdysite užduotį?
• Kokie terminai užduoties atlikimui atrodo realiausi?
• Ar visas reikalingas užduotis galėsite įgyvendinti?
Jeigu atsakymai teigiami arba nesukuria papildomų barjerų, galima iš karto dėlioti planą ir stebėti ar su turimais resursais įmanoma spėti pagal terminą.
Svarbiausia – profesionaliai užpildyti reikiamus dokumentus
Visai neseniai (2020m. antroje pusėje) Užimtumo tarnyba skelbė pasiūlymus subsidijoms iki 7 tūkst. eurų savarankiškai dirbantiems asmenims. Jiems tereikėjo pateikti gana paprastai suformuluotą, į viešojo pirkimo dokumentą panašų prašymą ir didelė tikimybė, kad jis būtų buvęs patenkintas. Didžiulei tarnybos nuostabai – didžioji dalis prašymų buvo atmesti. Jie buvo užpildyti netinkamai. Tai parodo, kad tikrai ne kiekvienas gali gerai paruošti viešojo pirkimo pasiūlymą.
Jame neturėtų būti gramatikos klaidų. Visa finansinė informacija bei svarbūs faktai turi būti pateikiami supaprastintai, bet kartu ir išsamiai. Būtina vadovautis stiliumi ir ribomis, kurias nustatė perkančioji organizacija. Nepamirškite paminėti naudų pirkėjui, bet nedaugžodžiaukite ten, kur to nereikia.
Galutinė peržiūra ir pateikimas laiku
Jeigu vadovavotės aukščiau pateikta informacija arba jau pasiteisinusiais darbo metodais, tikriausiai, kad viskas ėjosi sklandžiai. Dabar beliko tik pateikti pasiūlymą per sistemą. Tačiau prieš tai verta dokumentus perduoti patikrinimui. Tegu tikrina mažai prie pasiūlymo prisidėjęs asmuo. „Šviežias žvilgsnis“ padės identifikuoti mažas klaidas arba aiškiau išdėstyti mintis. Jeigu dokumentas be klaidų ir su geru turiniu – galima jį pateikti vertinimui!
Šio darbo nepasilikite paskutinei dienai ar termino pabaigos išvakarėse. Sistemos gali ir netikėtai „užlūžti“, o tada nukentės jau jūsų įmonės finansai…
